Problem badawczy, pytanie badawcze i cel badań często pojawiają się w pracy blisko siebie, dlatego łatwo potraktować je jako trzy wersje tej samej informacji. Autor zapisuje, że interesuje go komunikacja w organizacji, następnie pyta o komunikację, a na końcu deklaruje jej zbadanie. Formalnie wszystkie elementy są obecne, lecz nadal nie wiadomo, co dokładnie ma zostać ustalone. Różnica między nimi dotyczy funkcji. Problem wskazuje niewiedzę lub trudność poznawczą, pytanie nadaje jej postać wymagającą odpowiedzi, a cel określa zamierzony rezultat badania. Ich zgodność tworzy podstawę projektu, ponieważ pozwala ocenić, czy wykonane działania rzeczywiście prowadzą do rozwiązania podjętego zagadnienia.
Warto zacząć od rozpoznania problemu jako sytuacji wymagającej wyjaśnienia lub dokładniejszego opisu. Może nim być rozbieżność między formalnym sposobem działania a doświadczeniami uczestników, niejasność wcześniejszych wyników albo brak wiedzy o określonym procesie. Sam fakt, że autor nie zna odpowiedzi, nie zawsze tworzy problem naukowy. Jeśli wystarczy odszukać prostą informację w dostępnym dokumencie, mamy raczej zadanie informacyjne. Problem badawczy pojawia się wtedy, gdy potrzebne jest uporządkowane postępowanie pozwalające ustalić coś, czego nie można uzyskać przez samo wskazanie gotowej odpowiedzi. W pracy dyplomowej zakres może być ograniczony, ale sens poznawczy powinien pozostać wyraźny.
Przyjmijmy hipotetyczny przykład nowych pracowników organizacji. Instytucja posiada pakiet materiałów wdrożeniowych, a mimo to osoby rozpoczynające pracę często zwracają się do kolegów z podstawowymi pytaniami. To obserwacja wyjściowa. Nie wiadomo jeszcze, czy przyczyną jest niekompletność materiałów, trudność ich odnalezienia, niezrozumiały język czy potrzeba potwierdzenia informacji w rozmowie. Problem można więc opisać jako niejasność roli formalnych i nieformalnych źródeł wiedzy w pierwszym okresie zatrudnienia. Takie ujęcie pozostawia miejsce na różne odpowiedzi. Stwierdzenie, że problemem jest „nieskuteczny pakiet wdrożeniowy”, przesądzałoby wynik zanim przeprowadzono rozpoznanie.
Pytanie badawcze powinno określić, czego autor chce się dowiedzieć w ramach tego problemu. Można zapytać: „Jak nowo zatrudnieni pracownicy wykorzystują formalne materiały i kontakty z zespołem do uzyskiwania informacji potrzebnych w pierwszych trzech miesiącach pracy?”. Pytanie wskazuje uczestników, okres i przedmiot rozpoznania. Nie przesądza, że jeden kanał jest lepszy ani że materiał formalny zawodzi. Pozwala analizować sposób korzystania z różnych źródeł. Warto zauważyć, że z tego samego problemu można wyprowadzić inne pytania, na przykład o zgodność zawartości dokumentów z potrzebami informacyjnymi. Wybór pytania zawęża zatem projekt i określa, jaki rodzaj odpowiedzi będzie potrzebny.
Cel powinien nazwać rezultat, który ma powstać dzięki odpowiedzi. W przedstawionym przykładzie może nim być rozpoznanie sposobów łączenia formalnych i nieformalnych źródeł informacji w procesie wdrażania. Jeśli celem jest dodatkowo przygotowanie propozycji usprawnień, trzeba oddzielić rezultat poznawczy od praktycznego. Najpierw autor ustala, jak przebiega proces, a następnie rozważa, co można poprawić na podstawie tych ustaleń. Nie należy automatycznie deklarować poprawy funkcjonowania organizacji, jeśli praca kończy się na rekomendacjach. Opracowanie propozycji zmiany i wykazanie, że zmiana przyniosła rezultat, są różnymi zadaniami. Cel powinien odpowiadać temu, co rzeczywiście zostanie wykonane.
Pomocne jest rozróżnienie celu od czynności. „Przeprowadzenie wywiadów” opisuje działanie służące badaniu, ale nie wyjaśnia, jaką wiedzę ma ono dostarczyć. „Zebranie danych” również nie jest wystarczającym określeniem rezultatu poznawczego. Z kolei „poznanie tematyki” pozostaje zbyt ogólne. Trafniej brzmią cele wskazujące, co zostanie scharakteryzowane, porównane, zinterpretowane lub wyjaśnione. Dobór czasownika ma znaczenie. Wyjaśnienie przyczyn wymaga innych podstaw niż opis doświadczeń, a ocena wymaga kryteriów. Warto więc sprawdzić, czy słowo użyte w celu nie tworzy obietnicy większej niż możliwości projektu.
Między problemem, pytaniem i celem powinna istnieć zgodność zakresu. Jeśli pytanie dotyczy doświadczeń nowych pracowników jednej organizacji, cel nie powinien nagle obejmować oceny całej polityki personalnej przedsiębiorstw. Podobnie problem odnoszący się do zmiany w czasie wymaga pytania i materiału uwzględniających tę zmianę. Częstym źródłem rozbieżności jest redagowanie poszczególnych elementów w różnym momencie. Autor zawęża temat po konsultacji, ale pozostawia szeroki cel z wcześniejszej wersji. Dlatego warto okresowo czytać te zapisy razem. Ich zgodność łatwiej ocenić w jednym zestawieniu niż podczas oddzielnego poprawiania kolejnych akapitów.
Pytania szczegółowe powinny rozkładać główne zagadnienie na części potrzebne do jego rozpoznania. W przykładzie wdrażania można pytać o rodzaje poszukiwanych informacji, sytuacje wyboru określonego źródła i trudności napotykane podczas korzystania z materiałów. Każde z tych pytań wnosi element do odpowiedzi głównej. Nie ma potrzeby dodawania pytań o wszystkie aspekty zatrudnienia, nawet jeśli uczestnicy mogliby na nie odpowiedzieć. Rozbudowana lista zwiększa zakres zobowiązań badawczych. Warto przy każdym pytaniu sprawdzić, czy jego odpowiedź będzie rzeczywiście wykorzystana. Jeśli nie wiadomo, jak łączy się z celem, prawdopodobnie wymaga usunięcia lub przeformułowania.
Istotna jest również zgodność poziomu analizy. Pytanie o działanie instytucji nie zawsze może zostać rozstrzygnięte wyłącznie na podstawie indywidualnych opinii. Wypowiedzi pracowników mogą pokazywać ich doświadczenia, lecz nie obejmować wszystkich procedur i decyzji organizacyjnych. Podobnie dane zbiorcze o instytucji nie pozwalają automatycznie opisać przeżyć każdej osoby. Warto więc sprawdzić, czy problem został postawiony na poziomie jednostki, grupy, organizacji czy szerszego systemu. Jeśli projekt łączy kilka poziomów, trzeba wyjaśnić relację między nimi. Bez tego autor może nieświadomie przechodzić od jednego rodzaju ustaleń do innego.
Dobrym testem jest zapisanie spodziewanej formy odpowiedzi bez przesądzania jej treści. Czy rezultat ma przyjąć postać charakterystyki sposobów działania, porównania grup, modelu procesu czy oceny według określonych kryteriów? W przykładzie wdrażania możliwym rezultatem byłoby rozpoznanie kilku sposobów łączenia źródeł informacji i warunków, w których występują. Taki zapis pomaga sprawdzić, czy pytanie jest wykonalne i czy cel ma wyraźną postać. Jeśli jedynym wyobrażalnym wynikiem jest ogólne stwierdzenie, że zagadnienie jest ważne, projekt prawdopodobnie wymaga doprecyzowania. Badanie powinno dostarczać czegoś więcej niż potwierdzenia sensowności własnego tematu.
Warto także oddzielić pytanie badawcze od pytania kierowanego do uczestnika. Badacz może pytać o mechanizm korzystania z informacji, natomiast w rozmowie prosić o opis konkretnej sytuacji z pierwszych dni pracy. Uczestnik nie musi znać języka teorii ani potrafić syntetycznie wyjaśnić całego procesu. To autor zestawia materiał i buduje odpowiedź. Przepisanie pytania badawczego do kwestionariusza może przynieść opinie o zjawisku zamiast danych potrzebnych do jego analizy. Dlatego po ustaleniu problemu, pytania i celu trzeba jeszcze sprawdzić, jakie obserwacje umożliwią ich powiązanie z rzeczywistym materiałem.
Zmiany w projekcie są dopuszczalne, ale powinny obejmować cały układ. Jeśli dostęp do materiału wymusza rezygnację z porównania dwóch organizacji, trzeba odpowiednio zmienić pytanie, cel i sposób przedstawienia rezultatów. Pozostawienie pierwotnej deklaracji przy ograniczonym badaniu tworzy niespójność. Podobnie nowe, ciekawe ustalenie może stać się podstawą dodatkowego pytania, lecz nie należy udawać, że od początku stanowiło główny cel. Warto dokumentować istotne modyfikacje i odróżniać planowane rozpoznanie od wątków odkrytych podczas analizy. Dzięki temu czytelnik rozumie, jak rozwijało się badanie i jaki status mają poszczególne rezultaty.
Końcowa ocena zgodności jest prosta w formie, choć wymaga namysłu. Problem powinien wyjaśniać, dlaczego potrzebne jest badanie. Pytanie ma wskazywać, czego trzeba się dowiedzieć. Cel powinien określać rezultat, który autor zamierza osiągnąć. Następnie materiał i analiza muszą umożliwiać realizację tego układu. Gdy wszystkie elementy są spójne, łatwiej podejmować decyzje o zakresie tekstu i ocenić gotowe zakończenie. Widać wtedy, czy praca rzeczywiście rozwiązuje podjęte zagadnienie, czy jedynie przedstawia informacje związane z podobnym tematem. To rozróżnienie ma większe znaczenie niż liczba użytych definicji metodologicznych.