Schemat analityczny pomaga przełożyć ogólny zamiar badawczy na uporządkowany sposób pracy z materiałem. Bez niego autor może zgromadzić wiele informacji, a następnie analizować je według kryteriów zmieniających się z dokumentu na dokument lub z rozmowy na rozmowę. W efekcie trudno porównać przypadki i wyjaśnić, skąd wzięły się końcowe ustalenia. Schemat wskazuje, na jakie właściwości należy zwracać uwagę, jak je rozpoznawać i w jaki sposób zestawiać. Może przyjąć postać tabeli, zestawu kategorii, pytań kierowanych do materiału albo opisu kolejnych operacji. Jego wartość wynika z użyteczności dla analizy, a nie z rozbudowanego wyglądu.
Na początku trzeba odróżnić schemat analityczny od spisu treści. Spis porządkuje przyszłą wypowiedź, natomiast schemat określa sposób rozpoznawania informacji w materiale. Nie jest też samym narzędziem zbierania danych. Kwestionariusz może zawierać pytania, których odpowiedzi zostaną później połączone w jeden wskaźnik lub zestawione z innymi informacjami. Schemat pokazuje właśnie te relacje. Różni się również od szerokiej ramy konceptualnej, która wyjaśnia znaczenie głównych pojęć i związków między nimi. W praktyce elementy te współpracują, ale pełnią odmienne funkcje. Dobrze przygotowany schemat pomaga przejść od pojęć do konkretnych czynności wykonywanych na materiale.
Pierwszym elementem jest określenie jednostki analizy. Może nią być osoba, instytucja, dokument, zdarzenie, wypowiedź albo określony fragment przekazu. Wybór wpływa na sposób zestawiania wyników. Jeśli autor bada komunikaty publikowane przez urzędy, musi ustalić, czy analizuje każdy tekst osobno, całą witrynę, czy praktykę komunikacyjną instytucji. Nie są to równoważne rozwiązania. Jeden urząd może publikować wiele komunikatów, a inny niewiele, co wpływa na porównanie. Warto również odróżnić jednostkę analizy od jednostki kodowania. Cały dokument może być przedmiotem porównania, podczas gdy pojedyncze akapity otrzymują oznaczenia dotyczące określonych treści.
Następnie należy wyodrębnić wymiary analizowanego zjawiska. Jeśli projekt dotyczy dostępności informacji o konsultacjach społecznych, można rozważać łatwość odnalezienia komunikatu, kompletność danych organizacyjnych, zrozumiałość opisu i sposób przekazania możliwości udziału. Każdy wymiar powinien mieć uzasadnienie wynikające z pytania badawczego lub przyjętych pojęć. Nie warto dodawać kategorii tylko dlatego, że da się ją łatwo policzyć. Liczba zdjęć może być istotna w jednym projekcie, a w innym nie wnosić niczego do odpowiedzi. Schemat powinien obejmować to, co potrzebne, oraz pozostawać dostatecznie oszczędny, aby można było konsekwentnie go stosować.
Każdy wymiar wymaga dalszego doprecyzowania. „Kompletność informacji” jest zbyt ogólnym hasłem, jeśli nie wiadomo, czego autor będzie szukał. Można wskazać obecność terminu, miejsca, zasad zgłaszania uwag i danych kontaktowych. Trzeba jednak wyjaśnić, czy wszystkie elementy są jednakowo ważne oraz jak traktować informacje dostępne pod dodatkowym odnośnikiem. Takie decyzje powinny zostać podjęte możliwie wcześnie. Inaczej pierwszy dokument będzie oceniany wyłącznie na podstawie jego treści, a kolejny wraz z załącznikami. Pozorna różnica między przypadkami może wtedy wynikać ze zmiennego sposobu analizy. Schemat ma ograniczać właśnie takie niekontrolowane rozbieżności.
Kolejnym składnikiem są definicje kategorii i reguły przypisywania materiału. Jeśli wypowiedzi uczestników mają być klasyfikowane według rodzaju trudności, trzeba wskazać, co zalicza się do każdej kategorii. Przykładowo brak dostępu do informacji różni się od sprzeczności między otrzymanymi komunikatami. Warto zapisać typowy przykład oraz sytuację graniczną. Szczególnie użyteczne są reguły rozstrzygania przypadków, które pasują do kilku kategorii. Można dopuścić wielokrotne przypisanie albo przyjąć określoną zasadę pierwszeństwa, zależnie od celu. Najważniejsze, aby rozwiązanie było jawne i stosowane konsekwentnie. Sama lista nazw bez objaśnień pozostawia zbyt wiele miejsca na przypadkowe decyzje.
Schemat powinien również przewidywać różnicę między brakiem cechy, brakiem informacji i niemożnością dokonania oceny. Jeżeli w dokumencie nie ma wzmianki o sposobie zgłaszania uwag, można odnotować brak takiego zapisu. Nie musi to oznaczać, że procedura zgłaszania nie istnieje. Jeśli dokument jest niekompletny, sytuacja jest jeszcze inna. Podobnie milczenie uczestnika na dany temat nie powinno automatycznie zostać uznane za brak doświadczenia. Warto przygotować odrębne oznaczenia dla takich przypadków. Dzięki temu późniejsze zestawienia nie łączą informacji o rzeczywistym stanie z informacją o ograniczeniach materiału. To jedna z drobnych decyzji, które mogą znacząco wpłynąć na poprawność wniosków.
W analizie porównawczej potrzebne są wspólne podstawy zestawiania. Jeśli badane instytucje różnią się zakresem działania, wielkością lub zasobami, schemat powinien uwzględniać informacje pozwalające interpretować te różnice. Nie zawsze oznacza to tworzenie kolejnego wskaźnika. Czasem wystarczy wyraźnie zapisana charakterystyka kontekstu. Ważne, aby nie porównywać mechanicznie wartości, które powstały w odmiennych warunkach. Przykładowo liczba opublikowanych komunikatów może zależeć od liczby prowadzonych konsultacji. Bez uwzględnienia tej informacji większa aktywność publikacyjna zostanie łatwo pomylona z lepszym informowaniem. Schemat powinien pomagać rozpoznać takie zależności przed sformułowaniem oceny.
Dobrze jest również zaplanować sposób zapisu ustaleń. Tabela analityczna może zawierać identyfikator przypadku, analizowany wymiar, kod, fragment materiału i komentarz. Zachowanie podstawy źródłowej jest ważne, ponieważ sam kod często nie wystarcza do późniejszej kontroli. Autor powinien móc wrócić do miejsca, które uzasadniało decyzję. W przypadku danych liczbowych potrzebne są definicje zmiennych i oznaczenia jednostek. Przy materiałach jakościowych przydatne bywają krótkie notatki wyjaśniające wątpliwości. Nie należy jednak zamieniać każdej komórki w rozbudowany esej. Zapis ma ułatwiać zestawianie informacji, a szczegółowe rozważania można przechowywać w powiązanych notatkach.
Przed zastosowaniem schematu do całego zbioru warto sprawdzić go na niewielkiej, zróżnicowanej części materiału. Taka próba pozwala zauważyć kategorie nakładające się, brakujące przypadki i reguły, których nie da się zastosować. Ważne, aby wybrać nie tylko materiały łatwe. Dokument nietypowy lub wypowiedź niejednoznaczna często pokazują więcej niż przykład idealnie pasujący do założeń. Po poprawkach trzeba rozważyć ponowne opracowanie materiału próbnego, tak aby wszystkie przypadki zostały ocenione według tej samej wersji. Jeśli analizę prowadzi kilka osób, wspólne omówienie rozbieżności pomaga ustalić, czy definicje są dostatecznie czytelne.
Nie każdy schemat musi zostać całkowicie zamknięty przed rozpoczęciem analizy. W projektach nastawionych na rozpoznawanie doświadczeń nowe kategorie mogą pojawiać się podczas pracy z materiałem. Potrzebna jest jednak przejrzystość zmian. Warto zapisywać, kiedy kategorię dodano, dlaczego zmieniono jej znaczenie i czy wcześniejsze fragmenty zostały ponownie sprawdzone. Elastyczność nie powinna oznaczać, że każdy przypadek analizuje się według innych zasad. Można połączyć część ustaloną wcześniej z miejscem na nowe obserwacje. Takie rozwiązanie jest użyteczne, jeśli autor wyjaśnia rolę obu elementów i sposób ich późniejszego uporządkowania.
Schemat powinien prowadzić do odpowiedzi, a nie tylko do gromadzenia kodów. Dlatego warto wskazać, jakie operacje zostaną wykonane po przypisaniu materiału do kategorii. Czy autor porówna częstość występowania elementów, odtworzy sekwencję zdarzeń, zestawi perspektywy uczestników, czy rozpozna odmienne typy przypadków? Każda z tych czynności wymaga nieco innej organizacji informacji. Jeśli planowane jest porównanie, potrzebne są wspólne wymiary. Jeśli chodzi o przebieg procesu, ważne będą kolejność i powiązania zdarzeń. Schemat, który nie uwzględnia przyszłego wnioskowania, może prowadzić do zebrania wielu poprawnie opisanych elementów bez możliwości ich sensownego połączenia.
Najlepszym sprawdzianem konstrukcji jest prześledzenie jednego przykładowego przypadku od materiału źródłowego do możliwego ustalenia. Czy wiadomo, co zostało rozpoznane? Czy reguła przypisania jest jasna? Czy inna osoba potrafiłaby zrozumieć decyzję? Czy wynik pomaga odpowiedzieć na pytanie pracy? Jeśli na którymś etapie pojawia się luka, warto poprawić schemat przed pełną analizą. Dobrze opracowany układ nie zastępuje namysłu badacza. Pomaga jednak kierować uwagę na istotne cechy, zachowywać porównywalność i dokumentować sposób dochodzenia do wniosków. Dzięki temu analiza jest czymś więcej niż serią intuicyjnych komentarzy do kolejnych materiałów.